E-Mail: Hosting vs Server

e-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsmittel für jedes Unternehmen. Ob als Kontaktpunkt zu Kunden oder zum Internen Austausch, ist die Verwaltung und Kontrolle über e-Mails ein wichtiger Teil der unternehmerischen IT. Dabei ist zu beachten, dass e-Maildienste durch ihre notwendige Verbindung nach außen ein elementarer Gefahr durch Hackerangriffe und Viren ausgesetzt sind. Entsprechend sind hier die Anforderungen an Sicherheit und den aktuellen Stand der Software besonders hoch. Es stellt sich also die Frage, ob man den Server selber betreibt und wartet oder sich einen vom Hostinganbieter mietet.

Hosting eines Mailservers

Ein e-Mailserver wird benötigt um eine eigene e-Mailadresse professionell und strukturiert zu betreiben. Der Server Verwaltet e-Mails der unternehmenseigenen Domain (Adresse) und ist so für deren versand und Empfang verantwortlich. Mittlerweile haben sich solche Server in umfassende Softwarepakete zur zusammenarbeit im Unternehmen entwickelt. Sie bieten viele Funktionen, wie beispielhaft verwaltete Kalender, Kontaktlisten und Mittel zur direkten Kommunikation im Unternehmen. Diese Funktionen werden mit dem Begriff Groupware zusammengefasst.

Für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist es oft günstig, bei einem Anbieter die komplette Infrastrukur hosten zu lassen, statt selbst ein Gerät aufzustellen. Der Anbieter kümmert sich dann auch entsprechend um die dauerhafte Verfügbarkeit des e-Maildienstes und aller weiteren Funktionen. Diese Dienste werden im Regelfall entsprechend der Anzahl der Nutzerkonten abgerechnet. Insbesondere ist ein Exchangedienst in Microsoft 365 mit inbegriffen. Dabei ist eine Migration eines bestehenden Microsoft Exchange-Servers in diesen Dienst besonders einfach möglich. Es gibt dabei allerdings Einschränkungen, wie Ausfallzeiten und Durchsatzbegrenzungen, die zu beachten sind. Daher kann es sinvoll sein andere Anbieter, wie beispielsweise Ionos zu wählen, insbesondere wenn der physische Ort der Servers von Bedeutung ist.

Es ist jedoch nicht so, als ob es keine weiteren ebenso professionellen Programme anderer Anbieter geben würde. Es existieren insbesondere auf Basis von Linux weitere Produkte von ähnlichem Umfang. Dabei sind Namen wie Zimbra, Citadel, Kolab oder open-Xchange erstmal als eigenständige Open-Source Serversoftware bekannt. Diese können auch direkt in der Cloud, oft direkt vom Hersteller gehostet, gemietet werden.

Eigener Server

Es ist selbsverständlich möglich, einen e-Mailserver selber im Unternehmen zu betreiben. Gegenüber einer Cloudlösung entfallen hier die monatlichen Mietkosten und die Abhängigkeit von einem Dienstleister. Es bleiben jedoch die Kosten für den Serverbetrieb und die Verantwortung für die Sicherheit und Wartung des Servers. In größeren Organisationen mit vielen Nutzern ist das günstiger und mit mehr Kontrolle möglich. Updates und Wartungsaufgaben müssen dann jedoch durch eine hausinterne Abteilung oder durch ein IT Unternehmen dann im Einzelfall geleistet werden, was Ausfallzeiten und Kosten zur Folge haben kann.

Microsoft Exchange Server wird auch hier weit gerne genutzt. Der größte Vorteil von Exchange besteht in der guten Integration mit Microsoft Office. Durch die weite Verbreitung ist es hier vergleichsweise einfach Informationen und Hilfestellungen zu Problemen zu finden. Wir als Dienstleister verfügen auch bei Microsoft Exchange besonders viele Erfahrungen. Die Nachteile von Microsoft Exchange sind jedoch nicht unerheblich. Es fallen hohe Lizenzgebühren an und der Server muss besonders leistungsfähige und damit teure Hardware besitzen. Windows Update ist eine Software mit einem Eigenleben und kann immer wieder zu Schwierigkeiten führen.

Als Alternative bieten sich linuxbasierte Lösungen an. Diese können mit ihrem Funktionsumpfang mit Exchange mithalten. Auch wenn Clients wie Thunderbird oder die plattformeigene Software empfehlenswert sind, funktionieren diese Systeme mit Microsoft Office. Dabei kann es jedoch sein, dass unter Umständen dann zusätzliche, möglicherweise kostenpflichtige Softwareprodukte notwendig sind, um alle Funktionen bereitzustellen. Während die Monetarisierung bei MS Exchange hauptsächlich im Verkauf der Lizenz liegt, stehen hinter Kolab, Zimbra und Co. die Support- und Hostdienste entsprechender Unternehmen im Vordergrund. Die Software selbst ist durch ihre Open-Source-Herkunft meist komplett kostenlos mit Creative Commons oder GNU General Public Licence nutzbar. Bei der Weitergabe der Nutzung, beispielsweise als Hostinganbieter, können dort jedoch Einschränkungen in der Lizenz vorhanden sein. Insgesamt erfordern linuxbasierte Lösungen oft mehr Aufwand bei der Einrichtung, sind dafür aber kostenfrei und stellen ebenfalls umfangreiche e-Mail und Groupware-Funktionen bereit.

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Ihr Team von Giesecke IT